Um Novo Setor de Compras

A preocupação básica do administrador é que se compre ao menor preço (observando-se um orçamento) e que não existam ganhos paralelos. Na verdade, a questão é muitíssimo mais complexa.

Apresento aqui um grave erro de caráter administrativo que constato ao longo de minha vivência profissional, e que se agrava atualmente quando a busca por menores custos se tornou uma questão de sobrevivência.
Desde meu ingresso no mercado de trabalho, na década de 70, venho observando o avanço técnico/administrativo que as empresas e seus respectivos departamentos vêm experimentando, mas o mesmo não verifico no setor de Compras, é claro que não incluo a sua sistematização esta sim obviamente evoluiu. Refiro-me ao ato básico de comprar, que continua como no início das transações comerciais entre as pessoas, quase sem nenhuma ciência e propiciando além de negócios questionáveis em alguns casos ganhos paralelos dos envolvidos.
O administrador acha que tudo está sob controle apenas por que:
- Pagam menos pelo produto comprado;
- O Controle de Qualidade avalia e aprova o fornecedor quanto ao quesito qualidade;
- O PCP acompanha as entregas;
- O Depto. de Compras faz a coordenação geral e controla as evoluções dos preços.
O setor de Compras, na maioria das empresas, apesar de toda a sua importância, não recebe do administrador o mesmo tratamento dado a Vendas, nestas há todo um pré-estudo técnico/econômico pormenorizado (micro e macro), além de um acompanhamento não menos atento, as decisões finais derivam destes estudos que ponderam e abrangem toda a empresa, e quase sempre são diretamente tomadas pelo seu principal executivo. Já para as Compras não existem pré-estudos minuciosos, a visão é limitada e não raramente apenas seu executivo dá a aprovação, o administrador geralmente não participa, pois sua preocupação básica se resume a que se compre ao menor preço (observando-se um orçamento) e que não existam ganhos paralelos, só que justamente esta pouca atenção é que os propicia. Na verdade, a questão é muitíssimo mais complexa.
Hoje de fato o que se faz na prática principalmente nas grandes empresas, é exigir do fornecedor um know-how de uma grande empresa porem com preços de um fundo de quintal (sem deméritos!). O grande lance é pegar um preço internacional ou alguma outra referência não estudada e socar goela abaixo do fornecedor, ou apenas fazer leilões.
Geralmente apesar de todas as etapas das aprovações dos pedidos de compras, as decisões de fato são tomadas quando das cotações, quase sempre beneficiando apenas algumas partes e sempre tomadas por alguém despreparado técnica, administrativa e economicamente falando.
Entendo que isto acontece porque as políticas de Compras não são definidas adequadamente e não há um planejamento sério, abrangente e cuidadoso por parte do administrador, e também porque o perfil do profissional de Compras não foi estudado e muito menos atualizado.
As empresas não ponderam que os prejudicados não são somente os fornecedores, mas também elas próprias, a sociedade e até o País, isto por quê?
- As empresas compradoras perdem porque, empurrando o preço irreal ao fornecedor, passam a utilizar na formação do seu custo interno um preço irreal, repassando ao seu cliente também um preço irreal. Daí decorre um elevado e nunca computado custo de manutenção da situação, porque após o fechamento do negócio quem o venceu vai ter que cumprir o acordado e se seus custos não foram adequadamente previstos acontecem: pedidos extras de reajustes, uso de insumos desqualificados, falta de qualidade nos processos produtivos, hesitações nas compras dos insumos, aumentos do turn-over e intolerâncias gerais aos assuntos ditos menores.
É preciso entender que o ato de comprar envolve todas as etapas do ciclo operacional de uma empresa, portanto, as estratégias atuais simplistas que só visam um baixo preço de aquisição são mais do que nunca inadequadas e obsoletas;
- A sociedade perde porque os fornecedores aceitam ou são obrigados a aceitar o jogo, consequentemente ou morrem, ou enxugam irracionalmente tanto seu quadro de empregados quanto seus custos (via atos de desespero);
- O País perde porque as empresas fornecedoras sendo guiadas, ou deixam de pagarem impostos, ou deixam de investir em know-how, ou deixam de crescer, ou fazem as três coisas ao mesmo tempo, e aí as grandes empresas compradoras, de acordo com a sua conveniência, com a desculpa de que não localizam no mercado nacional ninguém hábil, passam a comprar de fora, e a que preços?
Normalmente nas indústrias de pequeno e às vezes nas de médio porte, as compras são feitas pelos próprios donos que não possuindo tempo e nem recursos para uma busca detalhada, acabam fechando negócios apenas razoáveis agindo exatamente como seus clientes o fazem. Criticam e fazem igual.
Disse que entendo que o perfil do Comprador não foi estudado porque normalmente exige-se um profissional experiente no ato de comprar, mas sem as necessárias qualificações para conduzir um negócio (formação e autoridade), e ainda por cima não conta com as melhores condições estruturais concedidas por sua empresa para realizar uma ótima compra.
Geralmente o profissional não é engenheiro especializado em métodos e processos e/ou engenharia de produto, e nem é administrador e/ou economista experiente em analisar preços de produtos fabricados por terceiros, ou seja se trata de uma função técnica/econômica/administrativa que toma decisões e que estas influenciam diretamente os próprios negócios da corporação.
Quanto à falta de condições estruturais relaciono:
- Projeto técnico da peça incoerente com a condição item adquirido de terceiros;
- Tempo insuficiente para uma pesquisa minuciosa;
- Preços objetivos (referências) irreais;
- Outros departamentos definindo quem fornecerá conjuntamente com o Comprador;
- Falta de uma política para Suprimentos com estratégias voltadas para tal;
- Com os enxugamentos ocorridos as pessoas de Compras ficaram sobrecarregadas e, com o advento das tarefas impostas pelas novas estruturas, seus tempos se tornaram extremamente escassos.
Ao se comprar não se observam as reais condições do negócio, consequentemente não são pré-definidos os portes dos possíveis fornecedores (pequeno, médio ou grande), sendo comum se cotar um item com fornecedores de portes diferentes, o que está totalmente errado. Outra coisa, não se pré-definem também os processos de produções possíveis do item, assim estes ficam por conta dos fornecedores o que pode gerar preços incorretos que serão incorporados aos custos de quem comprou.
Não se realizam trabalhos de engenharia de valores, isto quer dizer que os projetos e as especificações estão perfeitas o que na maioria dos casos não é verdade. É fato que as maiores racionalizações de custos num produto são realizadas quando no projeto, e não depois.
Além dos compradores nas grandes empresas geralmente existem um Supervisor e/ou um Gerente de Compras subordinados a um Diretor, e o processo de aprovação pode passar por todos estes níveis, no entanto na esmagadora maioria dos casos a aprovação está decidida por quem define em quem cotar, e infelizmente em muitos casos mascarada para que passe por todas as aprovações.
Outro erro imperdoável que observo é o de não se buscar “com o devido planejamento e interesse” as informações estratégicas vindas de Compras, portanto deixam de utilizar estas informações primordiais para calcularem os preços de vendas de seus produtos, o que é inconcebível. São também estas informações que deveriam ser utilizadas para realizar um Budget Técnico que planeje as perspectivas futuras tanto dos seus custos quanto dos seus preços.
De verdade o departamento de Compras precisa e merece uma maior atenção do administrador que deve estar à frente do seu planejamento e das suas principais decisões, pois estas estão diretamente envolvidas com o desempenho do negócio.